ZÖGERN SIE NICHT IHRE PROZESSE ZU DIGITALISIEREN

Unternehmensprozesse werden durch innere und äussere Bedingungen geformt. Oft sind es die zur Verfügung stehenden Mittel und Ressourcen, welche diese Form bestimmen. Kommt irgendwann das Thema Digitalisierung ins Spiel, wird oft suggeriert, dass nur perfekte Prozesse dafür geeignet sind. Irrtum, sagen wir, denn optimierte Prozesse sind nicht Voraussetzung, sondern Resultat der Digitalisierung.

Doppelt erfasste Adressen, manuelles Übertragen von Daten, Notizzettel – fast jedes Unternehmen kennt solche «Schwachstellen» in seinen Prozessen. Vor allem aus digitaler Sichtweise sind solche Medienbrüche natürlich ineffizient. Aus Prozesssicht spricht jedoch nichts dagegen, denn die Abläufe funktionieren – oft seit langer Zeit – reibungslos. Das heisst nicht, dass nichts verbessert werden kann. Insbesondere der Digitale Wandel, inzwischen in aller Munde, lockt mit Effizienzsteigerungen. Allerdings, so die landläufige Meinung, müssten Prozesse so umgestaltet werden, dass sie in die digitale Welt passen.

PERFEKTIONISMUS BREMST DIE DIGITALISIERUNG

Das Resultat solcher Überlegungen ist, dass Unternehmen die Digitalisierung auf die lange Bank schieben. Sinn und Nutzen werden dabei nicht einmal in Frage gestellt. Das grösste Hindernis ist die Meinung, dass zuerst eine umfassende Soll-Ist-Analyse aller Prozesse durchgeführt und anschliessend eine tiefgreifende Reorganisation erfolgen muss, bevor man auch nur an das Wort Digitalisierung denken kann. Dazu hat verständlicherweise kaum jemand Zeit, Geld und Lust. Perfektionismus in Ehren, aber auf diese Weise bremst er die Digitalisierung und verschliesst den Zugang zu wertvollem Optimierungspotenzial.

BESTEHENDE PROZESSE ALS AUSGANGSLAGE

Zugegeben, Schlagworte wie Digitale Transformation, Industrielle Revolution (Industrie 4.0), Automatisierung und Robotik tönen beeindruckend. Leider schrecken sie viele kleine und mittlere Unternehmen davon ab, in Sachen Digitalisierung aktiv zu werden. Zu hoch sind die Ansprüche und Erwartungen, zu gross die Investitionen, zu riskant die Auswirkungen. Wer alles auf einmal will, sieht sich vor einem riesigen Berg. Der Gipfel kann ein Ziel sein, es empfiehlt sich aber, den Weg in Etappen in Angriff zu nehmen. Und zwar auf Grundlage der vorhandenen Geschäftsprozesse.

KEINE ANGST VOR KLEINEN SCHRITTEN

Betrachten Sie jeden einzelnen Arbeitsablauf und prüfen Sie, wo sich der Einsatz von IT lohnen könnte. Versuchen Sie sogenannte «low hanging fruits» zu finden, also Bereiche zu identifizieren, wo Sie schon mit geringem Aufwand eine Verbesserung erzielen können. Das kann zum Beispiel in der Kommunikation mit den Kunden sein, bei Auswertungen, bei der Dokumentenverwaltung, im mobilen Zugriff auf Business Software, bei der gemeinsamen Nutzung und zentralen Speicherung von Daten, bei der Prozessautomatisierung mittels Workflows und vielen mehr. Denken Sie dabei stets: Es geht nicht um den grossen Wurf, sondern um eine ständige Verbesserung in kleinen Schritten.

START SMALL, THINK BIG

Vielleicht reicht es zu Beginn, wenn der Aussendienstmitarbeiter Zugriff auf die aktuellen Aufträge bekommt, wenn ein Projektleiter Zugang zur Kundenhistory erhält oder der Servicetechniker alle Wartungshandbücher auf dem Tablet zur Verfügung hat. Je mehr Sie sich mit der Digitalisierung beschäftigen, desto konkreter und realisierbarer wird das Thema. Das führt dazu, dass laufend neue Optimierungsmöglichkeiten entstehen und die Prozesse automatisch zunehmend digitalisiert werden.

DIGITALISIERUNG ALS KREATIVDISZIPLIN VERSTEHEN

Es ist bezeichnend, dass der Begriff IT immer mehr durch «Digitalisierung» verdrängt wird. Die klassische IT – sprich Hardware und Software – ist dafür zwar zwingend nötig, doch der technologische Aspekt rückt zunehmend in den Hintergrund. Digitalisieren ist der gekonnte Einsatz verschiedener IT-Tools – und davon gibt es jede Menge. Mit diesem Werkzeugkasten lässt sich viel bewegen. In die digitale Welt einzutauchen, heisst auch, immer wieder neue Möglichkeiten auszuprobieren und kreativ damit umzugehen. Was eignet sich besser dazu, als die bestehenden Prozesse mit gezielten Massnahmen zu unterstützen. Ist der Anfang gemacht, kommt der Rest meist von alleine.

Vielleicht konnten wir Ihnen mit diesem Beitrag ein wenig die Hemmungen vor der Digitalisierung nehmen. So oder so – als kompetenter Partner können wir Ihnen weitere Fragen zum Thema beantworten. Gerne unterstützen wir Sie bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse, oder zeigen Ihnen Möglichkeiten und Chancen auf.