GESETZLICHE VORGABEN FÜR DIE ZEITERFASSUNG IN UNTERNEHMEN

Für die Erfassung der Arbeitszeit im Unternehmen bestehen klare gesetzliche Grundlagen. Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit besteht schon seit längerer Zeit. Mit der kürzlich erfolgten Anpassung der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz wurden die Anforderungen genauer spezifiziert und gleichzeitig einige Erleichterungen eingeführt.

Für viele erscheint das Erfassen von Arbeitszeit als lästige Pflicht und administrativen Mehraufwand. Arbeitgeber haben die Kosten für die Bereitstellung und Bewirtschaftung eines geeigneten Systems zu tragen und müssen sicherstellen, dass es von den Mitarbeitenden auch korrekt genutzt wird. Diese wiederum fühlen sich dadurch oft kontrolliert und bevormundet. Häufig geht vergessen, dass die Zeiterfassung sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern dient. Sie sorgt nämlich genau dort für Transparenz, worum es im Kern zwischen den beiden Parteien geht: (Arbeits-)Zeit gegen Entgelt.

ZEITERFASSUNG DIENT ARBEITNEHMERN UND ARBEITGEBERN

Das Sprichwort «Zeit ist Geld» trifft sowohl für die Person zu, welche ihre Zeit zur Verfügung stellt, als auch für jene, welche dafür bezahlt. Keine der beiden möchte benachteiligt werden. Eine geregelte Zeiterfassung dient deshalb keinem Selbstzweck, sondern schafft faire Bedingungen für alle. Mitarbeitende können Arbeits- und Überstunden dokumentieren und allfällige «Mehrleistungen» entweder durch zeitliche Kompensationen oder durch Bezahlung wieder ausgleichen. Gleichzeitig können sie auch ihre Ansprüche auf Pausen und Ferien geltend machen. Auf der anderen Seite haben Arbeitgeber durch die Zeiterfassung Gewähr, dass die vereinbarte Leistung – mindestens in zeitlicher Hinsicht –  erfüllt wird.

GESETZLICHE GRUNDLAGEN SCHAFFEN TRANSPARENZ

In welchem Detaillierungsgrad die Arbeitszeit erfasst werden muss, ist im Schweizer Arbeitsgesetz (ArG) geregelt. Nicht vorgeschrieben ist die Form, in der dies zu geschehen hat. Es ist freigestellt, ob die Arbeitszeit handschriftlich, als Excel-Tabelle, per Stempeluhr oder mittels IT-Anwendung festgehalten wird. Wichtig ist allein, dass die Daten über eine Dauer von 5 Jahren klar nachvollziehbar sind. Am Ende muss eine jederzeit überprüfbare und nach allgemein gültigen Regeln erstellte Dokumentation der Präsenz bzw. Absenz der Arbeitnehmenden vorliegen. Damit schafft das Arbeitsgesetz wichtige Grundlagen für ein einvernehmliches Verhältnis zwischen Angestellten und Arbeitgebern, auch wenn die Umsetzung in der Praxis vielerorts als unflexibel und nicht mehr zeitgemäss empfunden wird.

WER MUSS NUN WAS ERFASSEN?

Grundsätzlich müssen alle Unternehmen, welche dem Arbeitsgesetz unterstehen, die Vorschriften betreffend Arbeits- und Ruhezeit einhalten. Arbeitgeber müssen deshalb die Präsenzzeiten ihrer Mitarbeitenden dokumentieren und den Aufsichtsbehörden jederzeit zur Verfügung stellen können. Gemäss Verordnung 1 des Arbeitsgesetzes (ArGV 1) muss namentlich Folgendes erfasst werden:

  • Dauer, Beginn und Ende der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit (inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit)
  • Pausen von einer halben Stunde und mehr

Mit der Revision der ArGV 1 per 1.1.2016 wurden zudem die Vorschriften besser an die Praxis angepasst.

Überblick über die seit 1.1.2016 gültige Regelung zur Arbeitszeiterfassung (Grafik: Staatssekretariat für Wirtschaft – SECO)

MACH MAL PAUSE – AUCH DAS IST GEREGELT

Pausen sind Arbeitsunterbrechungen zur Erholung, Ernährung und Freizeit. Der Arbeitsort darf dabei verlassen werden. Das Gesetz schreibt folgende Mindestpausen während der Arbeit vor:

  • Arbeitszeit mehr als 5.5 Std. = Pause mindestens 15 Min.
  • Arbeitszeit mehr als 7 Std. = Pause mindestens 30 Min.
  • Arbeitszeit mehr als 9 Std. = Pause mindestens 60 Min.

Wichtig ist, dass die Pausen um die Mitte der Arbeitszeit gewährt werden müssen, dabei dürfen Pausen von 1 Stunde und mehr auch aufgeteilt werden. Die Hauptpause um die Mitte der Arbeitszeit muss mindestens 1/2 Std. dauern. Auch für Ruhezeiten und Pausen besteht die Zeiterfassungspflicht. Übrigens, Pausen gelten als Arbeitszeit, wenn die Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz nicht verlassen dürfen.

KEINE REGEL OHNE AUSNAHME

Unter gewissen Bedingungen kann die Erfassung der Arbeitszeit entfallen bzw. vereinfacht werden. Alle, welche bei ihrer Arbeit über eine grosse Autonomie verfügen und ihre Arbeitszeiten zu mindestens 50 % selber bestimmen können sowie über ein gesamtes Bruttojahreseinkommen von mehr als CHF 120’000 verfügen, können auf die Zeiterfassung verzichten. Voraussetzung dabei ist allerdings ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) zwischen dem Arbeitgeber und einer anerkannten Arbeitnehmerorganisation (Gewerkschaft). Eine vereinfachte Zeiterfassung, welche lediglich die Gesamtdauer der täglich geleisteten Arbeit enthält, ist für alle möglich, welche ihre Arbeitszeit zu mindestens 25 % selber festsetzen können. Dazu ist kein GAV nötig, jedoch eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern. In Firmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden kann eine solche Vereinbarung individuell erfolgen, ansonsten ist dazu die Zustimmung der Mehrheit aller Arbeitnehmenden oder eine Abmachung mit der Arbeitnehmervertretung nötig.

ALLES KLAR?

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