PROJEKTKENNZAHLEN – DAMIT SIE WISSEN, WAS SIE TUN
Wie weit ist es noch? Wo sind wir? Wann sind wir dort? Fragen, die sich auf jeder Reise stellen; egal, ob im Auto mit quengeligen Kindern oder im Cockpit eines A380. Auch Projekte lassen sich als Reise betrachten – mit vorgegebenen Zielen und einzuhaltenden Rahmenbedingungen. Sei es die Realisierung eines Windparks oder die Durchführung eines Sportanlasses, aktuelle Kennzahlen über den Projektfortschritt und die Zielerreichung sind dabei unverzichtbar.
Ein Projekt besteht in der Regel u.a. aus einem zeitlich geplanten Ablauf von Aufgaben, welche zielorientiert über einen vorgegebenen Zeitraum durch definierte Ressourcen erledigt werden. Der Erfolg wird oftmals danach beurteilt, in wie weit die jeweiligen Vorgaben eingehalten wurden. Um dies zu beaufsichtigen, sind Kennzahlen definitiv nützlich. Doch nicht nur im Bereich der Erfolgsmessung sind Kennzahlen gut eingesetzt; sie unterstützen bereits vorab im Projektverlauf schon tatkräftig. Anhand von Kennzahlen können Abweichungen rasch erkannt werden und helfen faktenbasierte Entscheidungen zu treffen.
AUSSGEKRAFT IST ENTSCHEIDEND
Verschiedene Unternehmen, verschiedene Projekte, verschiedene Kennzahlen: Jede Organisation benötigt für ihre Belange unterschiedliche Informationen, welche wiederum je nach Bereich bzw. Führungsebene variieren können. Bei der Definition von Projektindikatoren und -auswertungen sind folgende Kriterien von zentraler Bedeutung: die zu überwachenden Bereiche (Vorgaben), der zu informierende Personenkreis sowie die effektiv benötigte Menge an Kennzahlen. Erfahrungsgemäss zeigt es sich, dass nur aussagekräftige, in direktem Zusammenhang mit den Stellschrauben eines Projekts stehende Kennzahlen Sinn machen.
UNTERSCHIEDLICHE SICHTWEISEN
Es sind vor allem komplexe Projekte, welche eine laufende Kontrolle erfordern, damit der Überblick nicht verloren geht. Aber auch bei einfacheren Projekten kann es durchaus gewünscht sein, über Kennzahlen zu verfügen. Dies ist speziell dann der Fall, wenn ähnliche Projekte verglichen werden sollen. Damit man dabei nicht Äpfel mit Birnen vergleicht, braucht es eindeutige Messwerte. Unabhängig von der Grösse oder Komplexität eines Projekts ist es zudem wichtig, für wen die Kennzahlen aufbereitet werden sollen. Projektleiter, Mitarbeitende, Kostenstellenleiter oder Geschäftsleitung haben unterschiedliche Sichten auf das Projekt und benötigen daher auf verschiedene Weise verdichtete und auf ihre Bedürfnisse abgestimmte Daten.
NORMEN UND ETWAS MATHEMATIK
Von einem erfolgreichen Projekt spricht man, wenn Termine, Kosten und geplante Ziele eingehalten werden. Wer es etwas präziser mag, dem sei die DIN-Norm 69901 empfohlen. Diese beschreibt umfassend Grundlagen, Prozesse, Methoden, Daten und Begriffe. Eine ebenfalls wichtige Referenzquelle ist der «Leitfaden zum Projektmanagement» ( ISO-Norm 21500). Weitere Kennzahlen aus unterschiedlichen Bereichen finden Sie übrigens in der KPI-Library. Mathematische Grundkenntnisse können bei der Kennzahlenberechnung nicht schaden.
Dazu ein Beispiel: Die geplanten Kosten (Planned Value, PV) werden mit den aktuellen Kosten (Actual Costs, AC) und dem aktuell erreichten Wert (Earned Value, EV) der bisherigen Leistungen verglichen, um die Kostendifferenz (Cost variance, CV) festzustellen. Die Formel dazu lautet: CV = EV – AC.
VISUALISIERUNG VON INFORMATIONEN
Kennzahlen lassen sich auf verschiedene Arten darstellen. Diese sind wiederum stark vom Verwendungszweck, sprich von den jeweiligen Stakeholdern abhängig. Projektverantwortliche benötigen oft sehr detaillierte Zahlen, um möglichst nah am Puls des Projekts zu sein. Auf Managementebene werden meist übersichtliche Grafiken in Form eines Cockpits bevorzugt; hier geht es vor allem darum, Verläufe und Abweichungen rasch auf einen Blick zu erkennen. Beliebt ist das Ampel-System: Die Farben Grün, Gelb und Rot signalisieren einen allfälligen Handlungsbedarf. Eine weitere Möglichkeit ist die Darstellung von Trends, welche in Relation zu definierten Werten, z.B. Meilensteinen oder Budgetlimiten, stehen. Dabei zeigen Linien den aktuellen und hochgerechneten Verlauf. Abweichungen sind auf einen Blick ersichtlich.
VORTEILE EINES PROJEKTCONTROLLING-SYSTEMS
Die Erzeugung von Projektkennzahlen ist abhängig von den zugrundeliegenden Daten, von aktuellen Werten wie Kosten und Zeit, vom Anwenderkreis (Stakeholdern) und den jeweiligen Berechnungsformeln. Hinzu kommen die Auswertung und Darstellung der Kennzahlen. Die Komplexität dieser Aufgaben macht den Einsatz eines integrierten Projektcontrolling-Systems sinnvoll. Nicht nur für die Bereitstellung von Kennzahlen, sondern für sämtliche Projektaufgaben: Von der Vorkalkulation über die Mitarbeiter-Budgetierung und Zeiterfassung bis zur Abrechnung können sämtliche Prozesse durchgängig unterstützt werden. Die dabei anfallenden Daten stehen für ein detailliertes Projektcontrolling zur Verfügung – vollintegriert und jederzeit aktuell.
Neugierig, wie so ein Projektcontrolling-System aussehen kann?
Kommen Sie gerne auf uns zu!
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