SPESEN UND PRIVATBEZÜGE DER MITARBEITER

AUSGANGSLAGE

Sie wollen, dass die Privatbezüge von Material und/oder Privatnutzung der Firmenfahrzeuge durch den Mitarbeiter erfasst und auf dem Spesenrapport entsprechend ausgewiesen werden.

LÖSUNGSANSATZ

Eröffnen Sie dazu im Spesenstamm die entsprechenden Spesenarten (z.B. Privatnutzung Geschäftsfahrzeug, Privatkopien o.ä.) mit einem negativen internen Faktor, der jenem Betrag entspricht, welcher der Mitarbeiter für den Bezug bzw. die Nutzung pro Einheit entrichten muss.

Dann eröffnen Sie für diese Bezüge ein internes Projekt (bspw. Privatnutzung Firmenfahrzeug) und weisen Sie die Spesenpositionen jenem Projekt zu.

Die Mitarbeiter erfassen die Privatnutzungen und -bezüge auf die entsprechenden Positionen und auf der Spesenauswertung werden die auszahlbaren Spesen direkt mit allfälligen geschäftlichen Guthaben verrechnet. Wenn im Abrechnungszeitraum keine Spesen angefallen sind, wird der vom Mitarbeiter zu entrichtende Betrag als Minusbetrag ausgewiesen und kann je nach vertraglicher Abmachung in die Gehaltsabrechnung übertragen werden.