FERNWARTUNG

STOLPERSTEINE BEI DER RESSOURCENPLANUNG

Die Planung und Verwaltung von Ressourcen ist für viele Unternehmen von zentraler Bedeutung. Transparenz, Zuverlässigkeit und Aktualität der Informationen haben höchste Priorität. Moderne Lösungen bieten dabei wertvolle Unterstützung. Damit die Einführung und Nutzung einer Software für die Ressourcenplanung zum Erfolg wird, gilt es einige Stolpersteine zu beachten.

Kaum eine Firmenbroschüre ohne das Credo: Die Mitarbeitenden sind unser höchstes Gut. Was meist im ethischen Sinn gemeint ist, lässt auch eine ökonomische Interpretation zu. Als Ressourcen repräsentieren die Mitarbeitenden wortwörtlich den Lebensnerv jedes Unternehmens. Die betriebliche Wirtschaftlichkeit hängt direkt mit einer nachhaltigen Auslastung der Ressourcen zusammen: Die Grundlage dazu bietet eine sorgfältige Planung und eine flexible Verwaltung.

ZIELE EINER ZENTRALEN RESSOURCENPLANUNG

Mit der Einführung eines Ressourcenplanungssystems sind verschiedene Ziele verbunden. Zum einen geht es dabei darum, die Planung möglichst zu vereinfachen. Ressourcen sollen auf sämtlichen Projekt- und Aktivitäts-/Tätigkeitsstufen eingelastet werden können. Auf der anderen Seite steht oft aber auch die firmenweite Auslastungs- und Kapazitätsplanung im Vordergrund. Diese soll jederzeit transparent ausgewiesen werden können. Eine grafische Sicht auf Projekte und Mitarbeitende ist dabei hilfreich. Bei Veränderungen, wie z.B. Ressourcenausfällen oder neuen Aufträgen, erleichtert das Planungstool ein rasches Reagieren. Die entsprechenden Auswirkungen lassen sich umgehend im System darstellen, sei es als Simulation oder als effektive Änderung.

PROFESSIONELLE BERATUNG FÜR EINEN ERFOLGREICHEN START

Die sorgfältige Auswahl einer passenden, leistungsfähigen Projektcontrolling-Software ist entscheidend. Mindestens ebenso wichtig sind jedoch die Beratung bei der Einführung sowie die individuelle Anpassung der Software. Jeder Kunde hat erfahrungsgemäss eigene Anforderungen und Ansprüche. Von der Bedarfsanalyse über die Umsetzungsplanung bis zur Einführungsunterstützung, Schulung und laufenden Optimierung braucht es einerseits das Auge fürs Detail, andererseits aber auch den Blick für das Ganze. Dank professioneller Beratung durch einen kompetenten IT-Partner können Anwender nicht nur Stolpersteinen aus dem Weg gehen, sondern auch Grundlagen schaffen, um ihr Ressourcenpotenzial optimal nutzen.

PROBLEME BEI DER EINLASTUNG VON RESSOURCEN

Eine einseitige Betrachtungsweise von Projekten – jeder Projektleiter hat nur sein Projekt im Fokus – ist denkbar ungünstig. Leider trifft man in der Praxis oft Tools wie Microsoft Excel oder Microsoft Project an, welche ein solches Verhalten noch unterstützen. Auch wenn diese Lösungen durchaus ihre Stärken haben, sind sie für die integrierte, unternehmensweite Ressourcenplanung ungeeignet.  Eine optimale Lösung bietet nicht nur einen zentralen Zugriff auf sämtliche Ressourcen und Projekte, sondern ermöglicht auch verschiedene Sichtweisen. Nur so sind aussagekräftige, firmenweite Auswertungen möglich. Aus Projektsicht können dies z.B. Abhängigkeiten von Teilprojekten oder der zeitliche Projektverlauf sein. Auf der anderen Seite vermittelt die Kapazitätssicht Informationen über die aktuelle Auslastung der einzelnen Mitarbeitenden oder Abteilungen.

Dank einer zentralen Ressourcenplanung sind verschiedene Auswertungen und Sichtweisen möglich. Während auf der Bedarfsebene Informationen über Projekte im Vordergrund stehen, sind es auf Kapazitätsebene Angaben zur Auslastung und Verfügbarkeit einzelner Ressourcen.
(Grafik: Consultinform AG)

ERFOLGSFAKTOREN EINER PROJEKTCONTROLLING-LÖSUNG

Die Anwendbarkeit ist für die Benutzer einer Projektcontrolling-Lösung äusserst wichtig. Ein Tool kann noch so teuer und funktional sein – wenn die Bedienung zu kompliziert und der damit verbundene Lernaufwand zu hoch sind, werden es die User kaum verwenden. Einfache Lösungen kommen eher zum Tragen, trotzdem darf der Funktionsumfang natürlich nicht darunter leiden. Bei mehrstufigen Projekten über verschiedene Phasen muss es beispielsweise möglich sein, Ressourcen in Abhängigkeit der Projektgrösse einzulasten. Nebst den software-bezogenen Faktoren spielen aber Organisation und Anwenderverhalten eine wichtige Rolle. So braucht es eine klare Zuweisung der Verantwortlichkeiten für die Erfassung und Verwaltung von Projekten bzw. Ressourcen. Der Erfolg einer Projektcontrolling-Lösung hängt stark von der Disziplin im Unternehmens ab, sämtliche Ressourcen und Projekte zu erfassen und laufend zu unterhalten. Die Planung sollte jedoch immer mit gesundem Menschenverstand erfolgen. Zu detailliert, wird nur unnötiger Aufwand generiert; eine zweistündige Absenz eines Mitarbeitenden spielt bei einer Projektdauer von acht Monaten wohl kaum eine Rolle…

Bei der integrierten Ressourcenplanung greift das System auf die umliegenden Informationen zu und ermöglicht eine zentrale Planung und Verwaltung von Projekten und Ressourcen bis hin zur Leistungsverrechnung an den Kunden.
(Grafik: Consultinform AG)

FAZIT: ES GEHT NUR GEMEINSAM!

Auch wenn die Software für die Ressourcenplanung noch so ausgeklügelt ist, entbindet sie die verantwortlichen Projekt-, Abteilungs- oder Kostenstellenleiter nicht, ihr Know-how einzubringen. Oft stellt sich die Frage, wer denn nun für das Tool zuständig ist. Die Erfahrungen zeigen, dass die Planung der Grundlagen am besten gemeinsam mit allen Beteiligten erfolgt. Periodische Teamsitzungen dienen der Überprüfung des Projektverlaufs und der Zuweisung neuer Ressourcen.