FERNWARTUNG

WER MACHT HIER EIGENTLICH WAS? SO WERDEN DIE PROJEKTRESSOURCEN WIRKLICH EFFEKTIV

Weiss in Ihren Projekten die linke Hand immer, was die rechte gerade tut? Haben Sie den Überblick über alle Ressourcen? Wenn diese Fragen gerade ein leidvolles Seufzen in Ihrem Innern auslöst, seien Sie getröstet. Erstens sind Sie mit diesem Problem nicht allein. Und zweitens: Juhu, es lässt sich lösen! Lesen Sie einfach weiter und erfahren Sie, warum Ressourcenplanung nicht nur zu den kritischen Problemzonen von Projektdienstleistern gehört, sondern trotz allem auch Spass machen kann.

KLARE STRUKTUREN SIND DIE HALBE MIETE

Eine erfolgreiche Auslastungs- und Kapazitätsplanung auf Projekt- und Mitarbeiterebene erfordert klare Strukturen. Nur so lassen sich aussagekräftige Reports erstellen und Prozesse standardisieren. Dazu später.
Zuerst schauen wir uns an, wie sich Ressourcen überhaupt strukturieren lassen. Dabei stehen drei Hauptaspekte im Vordergrund:

EIN TOOL – SIE ALLE ZU FINDEN UND ZU BINDEN

Entschuldigen Sie die kleine Anspielung an den legendären Herrn der Ringe. Sie lag so nahe, dass sie sich kaum vermeiden liess. Auch Mittelerde würde heute bestimmt statt eines Rings ein zentrales, digitales Tool schaffen, welches alle Ressourcen finden und verwalten liesse. Inzwischen gibt es eine Vielzahl solcher Lösungen. Wie man das passende Tool findet, wird an anderer Stelle beschrieben. Bei aller Bescheidenheit möchte an dieser Stelle die Software «Project Account» – das ERP für Projekte – ins Spiel gebracht werden. So, das war es auch schon mit Werbung in eigener Sache. Konzentrieren wir uns wieder auf die Wichtigkeit einer zentralen Lösung. Damit kann die Datenhaltung vereinheitlicht und gleichzeitig der integrierte Informationsfluss sichergestellt werden.

TRANSPARENZ DANK STANDARDISIERTER PROZESSE

Jedes Mal das Rad neu zu erfinden, ist weder sinnvoll noch effizient. Die Standardisierung von Arbeitsabläufen vereinfacht die Handhabung und ermöglicht die Multiplikation auch mit beschränkten Ressourcen. Trotz steigender Anzahl an Projekten bleibt die Transparenz erhalten. So weiss man jederzeit, was gerade Sache ist. Oder eben die Antwort auf die Frage, wer macht hier eigentlich was. Rätseln Sie gerade, wie Sie Ihre Prozesse standardisieren können? Hoppla, dann müssen Sie schleunigst Ihr Geschäftsmodell hinterfragen. Ihr Leistungsangebot ist direkt mit den entsprechenden Arbeitsabläufen gekoppelt. Je pointierter Ihr Angebot ist, desto präziser und transparenter können Sie Ihre Prozesse planen.

JEDE MENGE AHNUNG VON PLANUNG, ODER?

Kommen wir zur konkreten Einsatzplanung von Ressourcen. Der Projekterfolg ist direkt abhängig von den zur Verfügung stehenden Mitteln. Das können sowohl Fachspezialisten als auch Werkzeuge oder Finanzen sein. Zugegeben, hier begeben wir uns in ein anspruchsvolles Umfeld, welches Schachspieler entzücken wird. Die Verwendung von Ressourcen in einem Projekt wirken sich immer auch auf andere Projekte aus. Jeder Schachzug hat Konsequenzen. Hier gilt es, gut zu überlegen und Faktoren wie Rahmenbedingungen, Abhängigkeiten, Vor- und Nachteile sowie Potenziale in die Überlegungen einzubeziehen. Ein Notizblock ist dabei wenig hilfreich. Nutzen Sie lieber die Möglichkeiten eines Projektverwaltung-Tools. Warum? Es gibt schlicht zu viele abhängige Stellgrössen, die zu berücksichtigen sind.

Dank Project Account die Ressourcen im Griff

ALLES FLIESST – VOR ALLEM INFORMATIONEN…

Wenn die linke Hand nicht weiss, was die rechte tut, ist Chaos das Resultat. Um dies zu vermeiden, muss zwingend ein durchgängiger Informationsfluss sichergestellt sein. Das geht aber nur, wenn alle Beteiligten mit ein und demselben Tool arbeiten. Was immer sich im Projekt-Alltag ereignet (und das sind ganz schön viele Dinge), alles lässt sich bequem in einem zentralen System erfassen. Eingabe, Verarbeitung, Ausgabe – älteren Projektprofis auch bekannt als das EVA-Prinzip – ist nach wie vor der Grundgedanke beim Informationsfluss und schlussendlich der Digitalisierung von Projekten.

VERTRAUEN GUT, KONTROLLE BESSER (ja, ja)

Leider wird das Thema Projektkontrolle (Project Controlling) immer noch stark mit Misstrauen in Verbindung gebracht. Dabei geht es nicht um Misstrauen zwischen Arbeitgeber und -nehmer. Im Gegenteil, beide «Parteien» können von einem guten, transparenten Controlling profitieren. Leistungen werden gerechter entlöhnt und stärken das Unternehmen. Was vor allem verbindet, ist das gemeinsame Interesse an einem möglichst effektiven, humanen und sozialen Ressourceneinsatz. Ja, Mitarbeiter sind Ressourcen. Und nein, es sind keine Maschinen. Ein faires Controlling dient immer allen Beteiligten.

FEHLER SIND…?

Erfolgreiche Firmen fördern eine konstruktive Fehlerkultur. Jeder Fehler deckt eine Schwachstelle auf und trägt dazu bei, dass sich Unternehmen noch besser aufstellen können. Voraussetzung ist, dass a) Fehler als Chancen erkannt werden und b), dass man diese auch für Verbesserungen nutzt. Auch Vorschläge beinhalten Fehlerpotenzial. Damit sind wir beim Thema «Change». Wenn jemand eine Veränderung in Prozessen, Zuständigkeiten oder Dienstleistungen vorschlägt, besteht immer ein gewisses Risiko. Damit umzugehen, definiert die Change-/Fehler-Kultur.

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