TRANSFORMATION UND DIGITALE PROZESSE: SEIEN SIE MUTIG!
Unternehmen sind permanent mit neuen Fragestellungen, Entwicklungen und Herausforderungen konfrontiert – noch nie waren Veränderungen so multidimensional, schnell und massiv wie heute. Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse bringt bei der Bewältigung dieser Herausforderungen viele Vorteile. Vor allem aber sind digitalisierte Prozesse schneller und deutlich effizienter! Nutzen Sie unsere Erfahrungswerte und Tipps, die wir Ihnen hier gerne an die Hand geben.
Es gibt Gründe wieso Prozesse in einem Unternehmen so sind wie sie sind. Sie sind selten durchgängig dokumentiert, mitunter durchaus komplex und natürlich historisch gewachsen. All dies sollte Sie aber nicht von der Digitalisierung abhalten. Nur keine Hemmungen! Starten Sie im Kleinen: Seien Sie effektiv und pragmatisch. Vereinfachen Sie Ihre Arbeitsabläufe und nutzen Sie dafür bestehende und erprobte Technologien.
TECHNOLOGIE IST NICHT ALLES – KANN ABER EINIGES LEICHTER MACHEN!
Bei einer erfolgreichen digitalen Transformation geht es nicht in erster Linie um die Technologie, sondern vor allem um die Organisation. Oft wurden Informationen mehrmals oder gar nicht erfasst und die Suche dieser gestaltet sich mit der Zeit nicht mehr intuitiv. Um hier einen Anfang zu schaffen hilft es, diese Prozesse einfach mal grob aufzuschreiben: gern auch mit Stift und Papier. Diskutieren Sie mit Ihrem Team, was besser gemacht werden kann und legen Sie Ziele fest. Überlegen Sie dann gemeinsam, wie man Schritt für Schritt diesen Zielen näher kommt.
Microsoft 365 (ehem. Office 365) kann hier helfen. Es bietet verschiedene, miteinander integrierte Tools sowie Speicher in der Cloud. Durch seinen modularen Aufbau und die verhältnismässigen niedrigen Kosten eignet es sich sehr gut dafür, die Digitalisierung Stück für Stück durchzuführen.
IHRE MITARBEITER SIND DER SCHLÜSSEL – VERLASSEN SIE SICH DARAUF!
Belohnen Sie Kollaboration und bewusste Querdenker. Setzen Sie auf Mitarbeitende, die genau wissen, was und wie in ihrem Tagesgeschäft funktioniert. Die Erfahrung zeigt, dass Digitalisierungsprojekte häufig scheitern, wenn sie allein von externen Beratern getrieben werden. Berater versuchen zwar bereits häufig, Best Practices zu installieren, aber oftmals geht dies leider an Ihrer Unternehmensrealität vorbei. Lassen Sie sich extern helfen – ja! Aber stellen Sie sicher, dass Sie die o.g. Mitarbeitenden im Lead haben. Denn die Kombination aus Innen- und Aussensicht schafft wirkungsvolle Resultate, die Nutzen bringen.
Anerkennen Sie des Weiteren die Angst vor Veränderung. Angst vor geänderten Arbeitsabläufen, neuen Tools oder davor, dass Effizienzgewinne zu Arbeitsplatzabbau führen. Führen Sie einen aktiven Dialog mit Ihren Mitarbeitern. Zeigen Sie ihnen auf, welche Vorteile die Digitalisierung für sie bringt. Z.B. dass es eine Gelegenheit ist, ihre Fach- und Toolkenntnisse zu verbessern, um der Zukunft gerecht zu werden.
Bieten Sie ein Kollaborations-Tools an. Mit diesem können Ihre Fachkräfte einfach und von überall kommunizieren und arbeiten. Kennen Sie Microsoft TEAMS? Es unterstützt Teams, die sich online zusammenfinden und bietet verschiedene Möglichkeiten miteinander zu arbeiten.
BEHALTEN SIE DABEI STETS DEN KUNDENFOKUS!
Ganz wichtig: Der Kunde muss von Ihrer Digitalisierung profitieren.
Zu beachten ist, dass wenn Sie Ihre Prozesse digital transformieren, Sie stets versuchen die Komplexität zu reduzieren. Fangen Sie mit jenen Prozessen an, die dem Kunden diese Vorteile auch zuteilwerden lassen. Verlieren Sie also nie die Bedürfnisse Ihrer Kunden aus den Augen. Streben Sie auch nicht nach Perfektion – sondern setzen Sie auf eine kontinuierliche Verbesserung. Gehen Sie auch hier Schritt für Schritt vor. Treten Sie mit Ihrem Kunden in den Dialog. Zeigen Sie erklärend auf, wie der „neue“ Ablauf ist und was für Vorteile & Nutzen in ihm stecken. Ihre Kunden werden es Ihnen danken.
ERFOLG BASIERT AUF LEIDENSCHAFT UND MOTIVATION!
Die digitale Transformation funktioniert in Organisationen, wo folgendes Mindset mit Leidenschaft und Motivation gelebt wird:
Zuerst den Fokus auf die Denkweise der Mitglieder, die Kultur und die Organisationsprozesse legen. Diese Bereiche aufgreifen und entsprechend der Vision schrittweise ausrichten sowie Skills befähigen. Und erst dann im Verlauf entsprechend entscheiden: welche digitalen Werkzeuge passend eingesetzt werden können. Und wie diese verwendet bzw. genutzt werden können.
Denn das, was sich die Mitglieder als die Zukunft der Organisation vorstellen, treib die Technologie an und nicht andersherum. Der zukünftige Unternehmenserfolg braucht daher nicht nur die richtige Geisteshaltung, sondern auch die Motivation und die Leidenschaft der Mitarbeitenden. Dabei sind Herz, Verstand, Geist und Hand ganzheitlich anzusprechen.
Seien Sie sich bei der digitalen Transformation immer folgendes bewusst:
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