PROJEKTVERWALTUNG FÜR EINSTEIGER
Erfolgreiche Projekte sind nicht Zufallsprodukte, sondern das Ergebnis von sorgfältiger Planung und strukturiertem Vorgehen. Doch keine Angst, Projektverwaltung ist kein Buch mit sieben Siegeln. Mit der richtigen Methodik und einem geeigneten Software-Tool schaffen es auch Einsteiger, Projekte vom Kick-off bis zum Abschluss erfolgreich auf Kurs zu halten. Worauf es dabei ankommt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
KOMMEN SIE MIT AUF EXPEDITIONSTOUR
Zum Thema Projektmanagement gibt es unzählige Fachbücher und Theorien. So viele, dass sich die meisten Einsteiger mit Grauen davon abwenden und es lieber auf eigene Faust probieren. Gleich vorweg, ein Projekt im Improvisationsmodus anzugehen, ist keine gute Idee. Andererseits müssen Sie auch nicht ein Masterstudium absolvieren, um loszulegen. Am einfachsten, Sie stellen sich vor, Sie würden zu einer mehrtägigen Expeditionstour aufbrechen. Das macht nicht nur Spass, sondern kommt der realen Projekt-Reise sehr nahe.
ALLES BEGINNT MIT DER PLANUNG
Als erstes legen Sie fest, wohin die Reise geht. Welches Ziel wollen Sie erreichen? Welche Etappenziele stehen auf dem Programm? Je nach dem, ob die Reise durch die Sahara oder in den Himalaya führt, sehen die Rahmenbedingungen anders aus. Projektbezogen heisst das, die Vorgaben von Zeit, Kosten und Qualität sind klar zu definieren. Das ist wichtig, denn erst, wenn beim Projektabschluss alle drei Grössen erfüllt sind, dürfen Sie sich zu Recht auf die Schultern klopfen.
RESSOURCEN UND VERANTWORTUNG
Nun stellt sich die Frage, wer Sie auf der Expedition begleitet. Beim Projektteam ist nicht nur darauf zu achten, dass alle fachlichen Aspekte abgedeckt sind. Es muss auch bei Schlechtwetterlagen funktionieren und krisentauglich sein. Dazu müssen Verantwortungen und Aufgaben klar geregelt sein. Nicht zu vergessen ist die Ausrüstung, welche Sie für Ihre Expedition brauchen. Die Berücksichtigung von technischen, personellen und finanziellen Mitteln ist ein zentraler Punkt bei der Ressourcenplanung.
EIN NAVIGATIONSSYSTEM LOHNT SICH
Bei Expeditionen begibt man sich in fremde Gefilde, ein zuverlässiges Kartenwerk bzw. ein modernes Navigationssystem ist daher unverzichtbar. Auch für Projekte gibt es solche «Navis», und zwar in Form spezieller Projektverwaltungssoftware. Mit dieser lassen sich Termine, Ressourcen, Aufgaben usw. erfassen und darstellen. So lässt sich der Projektfortschritt laufend überwachen und bei Bedarf im Handumdrehen ein Zwischenbericht erstellen.
REGELMÄSSIGE STANDORTBESTIMMUNG
Inzwischen hat die Reise begonnen. Plötzlich erkrankt ein Teilprojektleiter, ein Gerät ist defekt, der Kunde hat keine Zeit für Meetings… die Liste möglicher Projekt-Störfaktoren ist lang. Was würden Sie jetzt auf einer Expedition tun, wenn z.B. der Anschlussflug ausfällt? Sie suchen Alternativen. Wichtig ist, dass die Auswirkungen das Projekt nicht gefährden. Eine regelmässige Standortbestimmung hilft, auf Kurs zu bleiben und bei Abweichungen sofort Gegenmassnahmen zu ergreifen.
KOMMUNIKATION NICHT VERGESSEN
Bestimmt würden Sie von Ihrer Expedition regelmässig über Ihre Erlebnisse berichten und die Reise dokumentieren. Kommunikation darf auch bei einem Projekt nicht zu kurz kommen. Einerseits ist der Informationsaustausch innerhalb des Projektteams wichtig, andererseits sollten auch alle involvierten Personen (Stakeholders) jederzeit über den Projektverlauf Bescheid wissen. Mails, Dokumente oder Notizen lassen sich übrigens ebenfalls hervorragend in der Projektverwaltungssoftware ablegen. So stehen alle Informationen jederzeit an einem zentralen Ort zur Verfügung.
BILANZ AM TAG DER ANKUNFT
Endlich haben Sie es geschafft! Sie haben Ihr Ziel erreicht und sind stolz auf den Erfolg. Doch ist es wirklich ein Erfolg? Das erfahren Sie, wenn Sie den gesamten Aufwand mit den Vorgaben vergleichen. Nur, wenn Sie sich innerhalb des magischen Dreiecks von erreichter Qualität sowie eingehaltenen Zeiten und Kosten bewegen, dann ist Ihre Expedition wirklich von Erfolg gekrönt.
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