10 TIPPS ZUR PROJEKT-ADMINISTRATION
Gestalten statt verwalten.
Administrative Projektaufgaben sind ähnlich beliebt wie das Ausfüllen von Steuererklärungen. Erledigt werden sie auf den letzten Drücker und mit viel Widerstand. Doch es geht auch anders: Gestalten statt verwalten, lautet die Devise. Die folgenden Tipps möchten Ihnen Inspiration geben, die Projekt-Administration (anders) zu gestalten – denn Projekt-Administration ist wichtig – und kann Spass machen! Legen Sie los.
#1 Ab auf den Prüfstand
Verwaltungsarbeiten sind keine Naturgesetze. Sie wurden irgendwann von irgendjemandem in irgendeiner Form eingeführt. Heute ist der Moment gekommen, alte Denkmuster zu hinterfragen (die Digitalisierung lässt grüssen…).
Stellen Sie die Administration auf den Prüfstand.
Wo sind die Roststellen? Was ist nur Ballast? Wie geht es einfacher? Wo liegt der Nutzen? Und wo nicht?
#2 Raus aus der Opferrolle
Langweilig, mühsam, zeitraubend. Administrative Aufgaben sind für viele Projektverantwortliche ein notwendiges Übel. Man sieht sich als Opfer eines Verwaltungsapparats, dessen Nutzen am Rand des Bürotischs endet. Gewohnheit und Bequemlichkeit tragen aber dazu bei, dass man sich seufzend dem Schicksal beugt.
Wer etwas zum Positiven verändern will, wartet nicht ab, sondern handelt.
#3 Kreative Digitalisierung
Die Verwendung innovativer Werkzeuge entscheidet seit Urzeiten über Erfolg und Fortschritt. So gesehen, haben Faustkeil und Tablet vieles gemeinsam. Ihr kreativer Einsatz verändert bisherige Tätigkeiten und erschliesst neue Möglichkeiten. Moderne Business Software wie PLEAN liefert das Werkzeug für eine kreative Gestaltung von Prozessen und Organisationen in der heutigen Zeit.
#4 Prozessdenken im Fokus
Projektadministration ist nur dann nutzenstiftend, wenn sich die einzelnen Aufgaben zu einem sinnvollen Prozess zusammenfügen. Sinnvoll ist es, wenn daraus ein Mehrwert für Ihr Unternehmen und gerne ein einzigartiger Kundennutzen entsteht. Wer in Prozessen denkt, vermeidet es, durch das Aneinanderreihen einzelner Tätigkeiten holprige Arbeitsabläufe zu schaffen.
#5 Weniger ist oft mehr
Die Erfassung von Arbeitszeiten, Spesen, Leistungen oder die Verwaltung von Terminen, Kontakten und Aufgaben sollten keinen Selbstzweck darstellen. Weniger ist oft mehr, gerade in administrativen Belangen. Die Konzentration auf das wirklich Notwendige z.B. bei der Dateneingabe spart Zeit (und Geld) und schont die Nerven der Anwender.
#6 Zusammenhänge erklären
Wer weder Sinn noch Notwendigkeit in einer Tätigkeit sieht, wird diese früher oder später vernachlässigen. Für die Projektadministration hat dies gravierende Folgen. Erklären Sie daher allen Mitarbeitenden die Wichtigkeit und Zusammenhänge dieser Aufgaben sowie die Auswirkungen auf Projekte, Unternehmens-Image und vor allem auf Kundenbeziehungen.
#7 Wissen statt wundern
«Das hat mir nie jemand gesagt. Diese Funktion sehe ich zum ersten Mal. Keine Ahnung, warum ich das mache…» Ohne das notwendige Wissen, werden sich Ihre Mitarbeitenden schon bald nur noch wundern. Die Konsequenz: Frust steigt, Motivation sinkt und die Administration geht den Bach runter. Beugen Sie dem vor mit einer guten Ausbildung und bedarfsgerechter Unterstützung.
#8 Beim Kunden anklopfen
Für Kunden spielt es durchaus eine Rolle, wie ein Unternehmen mit dem Thema Administration umgeht und ob die Kundensicht einbezogen wird.
Klopfen Sie daher ruhig bei Ihren Kunden an und fragen Sie diese nach Zufriedenheit mit der Vollständigkeit und Transparenz der Projektinformationen. Trauen Sie sich. Die Kunden werden es begrüssen.
#9 Aufräumen ist angesagt
Intensiv bespielte Kinderzimmer sind schon nach kurzer Zeit unpassierbar und verunmöglichen das Auffinden von dringend gesuchten Dingen. Das hat eine grosse Ähnlichkeit mit der Administration von Projekten. Der Arbeitsalltag macht aus Informationen, Dokumenten und Daten im Hui ein undurchdringliches Wirrwarr. Räumen Sie regelmässig auf, um Platz für neue Aufgaben zu schaffen.
#10 Gestalten statt verwalten
Die bisher genannten Tipps haben hoffentlich gezeigt, dass auch die Administration ein kreatives, wandelbares und spannendes Aufgabengebiet ist.
Der letzte Ratschlag soll Sie ermuntern, diesen Bereich aktiv zu gestalten. Nichts ist in Stein gemeisselt. Sie können noch heute beginnen, eine gewinnbringende Administrationskultur zu schaffen – für Ihre Firma, Ihre Mitarbeitenden und Ihre Kunden.
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