JAHRES-END-ARBEITEN IN PROJECT ACCOUNT

Jeweils zum Jahresende sind in Project Account verschiedene Arbeiten zu erledigen, um mit korrekten Urlaubs-, Gleitzeit- und Überzeitsaldi in die neue Periode starten zu können. Wir zeigen Ihnen hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie alljährlich diese Arbeiten ausführen können. 

Exemplarisch ist der Jahreswechsel 2019/2020 angegeben.

Version: ab 3.5  bis aktuelle

Event_Begrüssung

Einleitung

Project Account beinhaltet eine umfassende Zeitwirtschaft, in der für jeden Mitarbeiter individuelle Zeitkonten geführt werden. Dies ermöglicht eine detaillierte Kontoführung für die Gleitzeit, die Überzeit und den Urlaubsbezug. Damit nicht immer alle Detaildaten aus der Vergangenheit angezeigt werden, kann eine Periode auf einen frei wählbaren Zeitpunkt hin saldiert werden. In der Regel erfolgt diese Saldierung auf den letzten Tag eines Kalenderjahres.

Mit der Saldierungsfunktion werden keine Daten gelöscht, sondern es erfolgt eine zeitliche Abgrenzung zur Vorperiode und ein resultierender Saldobetrag wird als Vortrag in die neue Periode übertragen.

Begriffserklärung

  • Gleitzeit 
    Arbeitszeit gemäss dem Betriebskalender und Arbeitspensum, welches im Mitarbeiterstamm hinterlegt ist. Üblicherweise ist das die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit.
  • Überzeit 
    Speziell angeordnete und gemäss Schweizer Arbeitsgesetz auch separat vergütete Arbeitszeit. Dieses Zeitkonto wird nur in Ausnahmefällen verwendet und erfordert zusätzliche Konfigurationsschritte bei den Zuschlägen.
  • Urlaub 
    Konto für die Verwaltung des bezahlten Urlaubs und weiterer Ereignisse die Urlaub ähnlichen Charakter haben, bspw. zusätzlicher Urlaub für Jubiläen etc.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Bitte beachten Sie:

Bevor die nachfolgend beschriebenen Arbeitsschritte ausgeführt werden, muss sichergestellt werden, dass die Leistungserfassung von allen Mitarbeitern bis am 31.12. oder den gewünschten Abgrenzungszeitpunkt erfolgt ist.

1. Vorarbeiten im Mitarbeiterstamm

  • Anpassen des Arbeitspensums und der Urlaubsguthaben im Mitarbeiterstamm

Gründe für die Anpassungen können sein:

  • Änderung im Anstellungsverhältnis bspw. Lehrling wird Mitarbeiter
  • Altersbedingt neuer Urlaubsanspruch
  • Arbeitspensum wird reduziert oder erhöht
  • Im gleichen Arbeitsgang sind allenfalls noch andere MA-Stammdatenänderungen wie Break Even-Satz-Änderung, KST-Zuordnung, Kategorieänderung nachzuführen. Diese haben aber keinen Einfluss auf die Zeitwirtschaft.

2. Anlegen neues Jahr im Betriebskalender

  • Falls noch nicht erfolgt, muss für jeden existierenden Betriebskalender das neue Jahr zugefügt werden.
    Allenfalls müssen noch Feiertage (bspw. Stadt Zürich „Sechseläuten“, oder Feiertage die nicht im Jahreszyklus vorkommen) manuell auf das richtige Datum gestellt werden, wenn dafür keine automatisch eindeutige Regel vorgegeben ist.
  • Durch Doppelklick auf den Tag kann jeder Tag einzeln nach Bedarf bearbeitet werden.

3. Jahresendarbeiten in der Zeitwirtschaft

  • Urlaubsanspruch generieren:
    Urlaubsansprüche für alle Mitarbeiter per 1.1. des neuen Kalenderjahres erstellen.

  • Zeitwirtschaft-Zeitsaldo verwalten | Saldogenerator:
    Saldierung per 31.12. des alten Jahres starten.

  • Optional, wenn notwendig werden nun für einzelne Personen Zeitkorrekturen erfasst.
    Beispiel: Auszahlung von Gleitzeitguthaben.
    Empfehlung: Das Datum sollte immer auf ein Abgrenzungszeitpunkt gesetzt werden.

Je nach Zeitkonto stehen unterschiedliche Buchungsvorgänge zur Auswahl:

4. Auswertungen im Zusammenhang mit der Zeitwirtschaft

Im Zusammenhang mit der Zeitwirtschaft stehen folgende Listen für Auswertungen und Übersichten zur Verfügung:

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