FERNWARTUNG

SO RECHNET SICH DIE EINFÜHRUNG EINER ERP-SOFTWARE FÜR PROJEKTE

Als Unternehmer werden Sie den Franken zwei Mal umdrehen, bevor Sie ihn ausgeben. Und das ist gut so. Der wirtschaftliche Umgang mit Investitionen ist für das Überleben einer Firma existentiell wichtig. Die Kunst dabei ist es, notwendige und sinnvolle Ausgaben von unnötigen zu unterscheiden. Rechnet sich zum Beispiel die Einführung einer Projekt-ERP-Software (Enterprise Resource Planning) für ein Dienstleistungsunternehmen? Wir machen die Probe aufs Exempel.

EIN (FIKTIVES) BEISPIEL AUS DER PRAXIS

Mit einem erfundenen, aber durchaus realistischen Anschauungsbeispiel wollen wir in die Thematik eintauchen. Hierfür nehmen wir die «Projekte mit Pfiff AG», die mit 15 pfiffigen Köpfen durch Planungs- und Beratungsdienstleistungen ihren Kunden stets zur Seite stehen. Um alle Projekt- und Ressourcendaten zentral zu verwalten, wird ein integriertes PSA-System verwendet. Das schafft Vorteile bei der Planung, Budgetierung und Abrechnung.

EINSPARUNGEN UND LEISTUNGSSTEIGERUNG

Früher arbeitete man bei den «Projekten» nur mit Excel und Handzetteln. Als Folge geriet fast jedes dritte Projekt zeitlich oder finanziell in Schieflage. Nicht selten ging die Verrechnung von Leistungen vergessen. Die Einführung der ERP-Software für Projekte hat die Planungssicherheit und Projektqualität deutlich verbessert. In der Administration ist der Aufwand um rund ein Drittel gesunken. Bei der Leistungserbringung wurde eine Steigerung von über 20 Prozent pro Mitarbeiter erreicht. Insgesamt entsprechen die Einsparungen und Leistungserhöhung einem finanziellen Wert in mittlerer fünfstelliger Höhe pro Monat.

KUNDENZUFRIEDENHEIT ALS AKTIVPOSTEN

Nicht nur intern profitiert man täglich von der ERP-Software für Projekte, sondern auch auf Kundenseite. Dass die ärgerlichen Feuerwehrübungen aufgrund von Missverständnissen, fehlender Ressourcen, vergessener Termine und überschrittenen Budgets der Vergangenheit angehören, wissen alle zu schätzen. Transparenz statt Chaos als Motto kommt überall gut an. Dass sich dank der ERP-Unterstützung die Durchlaufzeiten von der Planung bis zur Ausführung deutlich verkürzt haben, ist ein weiterer Pluspunkt. Innerhalb weniger Monate konnte die Kundenzufriedenheit deutlich verbessert werden.

AUFWAND FÜR INTERNE UND EXTERNE LEISTUNGEN

Dass diese positiven Effekte einem nicht in den Schoss fallen, war man sich bei der «Projekte mit Pfiff AG» bewusst. Intern wurde ein Projektteam mit fünf Personen aus den Bereichen Geschäftsleitung, Finanzen, Administration, Kundenprojekte und Vertrieb gebildet. Mit der Unterstützung durch einen externen Berater wurde über zwei Monate hinweg die Prozesse und Anforderungen analysiert, mögliche Lösungen evaluiert und Workshops mit verschiedenen Softwareanbietern durchgeführt. Der Aufwand war beträchtlich, allerdings unvermeidbar. Der positive Aspekt dabei: Gleichzeitig wurden alle Geschäftsprozesse auf den Prüfstand gestellt und teilweise optimiert.

SYSTEMEINFÜHRUNG UND UNTERHALT

Nebst dem Honorar für den externen Berater waren die Systemeinführung und -anpassungen sowie die Beschaffung geeigneter Hardware (v.a. Notebooks) die grössten «Cash-out»-Investitionen. Da man bewusst auf der grünen Wiese anfangen wollte, entfielen die Kosten für eine Datenmigration. Ziel bei der Einführung war es zudem, möglichst nahe an der Standardversion zu bleiben. Einzig bei den Auswertungen und beim Management-Cockpit machte man eine Ausnahme, um die individuellen Wünsche der Benutzer zu erfüllen. Für Updates, wiederkehrende Lizenzkosten, Servicevertrag (SLA) und Erweiterungen ist ein entsprechender Budgetposten pro Jahr vorgesehen. Für die Systemwartung sind keine speziellen IT-Kenntnisse erforderlich. Im Bedarfsfall kann beim Anbieter Support angefordert werden.

FAZIT: WAS BLEIBT UNTERM STRICH?

In Abhängigkeit von den jeweiligen Ansätzen für die internen Leistungen und den benötigten Investitionen in externe Beratung, Softwarelizenzen, Systemanpassungen, Infrastruktur, Benutzerschulung und Zusatzleistungen wie Datenübernahme oder Individualprogrammierung ist der Aufwand für die Einführung einer Projekt-ERP-Software von Projekt zu Projekt verschieden. Gleiches gilt auch für die Berechnung des erzielten Nutzens. In der Praxis zeigt es sich jedoch, dass die Kosten bereits nach weniger als einem Jahr amortisiert sind. Die Vorteile eines Projekt-ERP-Systems überwiegen den Aufwand deutlich. Wie das in Ihrem konkreten Fall aussehen könnte, zeigen wir Ihnen gerne.

Werfen Sie gerne einen Blick auf unsere realisierten Projekte. Dort geben unsere Kunden Einblick, wie und warum sie mit unserem ERP-System Project Account den Alltag meistern!

REALISIERTE PROJEKTE

Nichts ist so aussagekräftig wie konkrete Projekte.
Anhand einiger Beispiele zeigen wir Ihnen, wie wir unsere Kunden beim Erreichen ihrer Ziele unterstützt haben.

Folgend eine Auswahl unserer Referenzen
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