WARUM ERFOLGREICHE DIENSTLEISTER AUF EINE ERP-SOFTWARE FÜR PROJEKTE SETZEN

Manchmal ist es einfacher, einen Sack Flöhe zu hüten als verschiedene Projekte gleichzeitig zu organisieren. Von der Budgetierung über die Ressourcenplanung bis zur Leistungsverrechnung muss alles reibungslos und erst noch miteinander funktionieren. Dabei passiert immer wieder Unvorhergesehenes, welches die Planung über den Haufen wirft. Damit die Übersicht nicht verloren geht, setzen erfolgreiche Dienstleistungsunternehmen auf eine sogenannte ERP-Software für Projekte. Welche Rolle dabei professionelle Softwareanwendungen spielen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

KOMPLEXITÄT BEHERRSCHEN

Projekte sind mehrdimensionale Gebilde, bestehend aus Zielen, Ressourcen, Budgets, Terminen, Aufgaben und weiteren Faktoren. Die Krux dabei: Veränderungen sind wortwörtlich an der Tagesordnung. Das Ganze verhält sich dynamisch und gleicht den vielfarbigen Zauberwürfeln. Meistens beisst man sich aber an den unzähligen Kombinationen die Zähne aus, bis man das Ding (Projekt) frustriert in die Ecke schmeisst. Doch wenn man einmal den Dreh raushat, ist es einfach. Sprich, wer die Komplexität beherrscht, bringt alle Einflussfaktoren so in Einklang, dass selbst Störungen das Projekt nicht aus dem Gleichgewicht bringen.

TRANSPARENTE GRUNDLAGEN

Um jederzeit gegen Unvorhergesehenes gewappnet zu sein, ist eine gute Vorbereitung das A und O bei der Projektplanung. Die Erfassung und Zuteilung von Ressourcen, Aufgaben und Kosten bilden die Grundlagen für ein verbindliches Angebot. Ein ERP-System für Projekte sorgt für alle benötigten Informationen. So können aktuelle Angaben zu Tarifstrukturen, zur Verfügbarkeit von Ressourcen, zu Kontaktangaben usw. auf Knopfdruck abgerufen werden. Bereits bei der Zusammenstellung der Projektgrundlagen können Dienstleister damit wertvolle Zeit sparen und gleichzeitig die Planungssicherheit erhören.

FLEXIBLE RESSOURCENPLANUNG

Nur wenn die benötigten Ressourcen zur rechten Zeit am rechten Ort eingesetzt werden können, lassen sich Projektziele effizient und planmässig erreichen. Der Albtraum jedes Dienstleisters ist es, wenn Projekte mangels Kapazitäten ins Stocken geraten. Ferien, Überlast, Militärdienst, Krankheit, Unfall, Kündigung – das Gruselkabinett hat einige Überraschungen auf Lager. Die Ressourcenplanung mittels ERP-Software bietet Abhilfe und schafft Transparenz. Mitarbeitende können aufgrund ihrer Fähigkeiten und Auslastung dort eingesetzt werden, wo Not an Mann und Frau ist. Im Idealfall sorgt das Planungstool dafür, dass sich die Ressourcen möglichst einfach, z.B. per Drag & Drop, verschieben lassen.

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FINANZEN JEDERZEIT IM GRIFF

Galten früher Kosten- und Zeitüberschreitungen bei Projekten schon mal als Kavaliersdelikt, ist beides heute ein absolutes Killerkriterium. Professionelle Dienstleister setzen daher bereits bei der Planung auf eine saubere, zuverlässige Budgetierung der Projektkosten. Die anfallenden Kosten für Arbeitsleistungen, Spesen, Fremdarbeiten usw. müssen während der Umsetzung einfach und schnell erfasst und den jeweiligen Budgetposten zugeordnet werden können. Mindestens ebenso effizient muss die Verrechnung erfolgen, wobei allfällige Akonto-Zahlungen oder nicht leistungsbezogene Rechnungen zu berücksichtigen sind. Budgetvergleiche und Auswertungen mit aktuellen Zahlen sind unverzichtbar, um die Projektfinanzen jederzeit im Griff zu haben.

EFFIZIENTES ZEITMANAGEMENT

Nebst einer jederzeit aktuellen Finanzplanung und -kontrolle ist eine effiziente Zeitwirtschaft für jedes Projekt unverzichtbar. Hier entscheidet sich, wie zuverlässig Aussagen über den Projektstand und die Termineinhaltung gemacht werden können. Um dies zu ermöglichen, müssen die Mitarbeitenden ihre Präsenzzeiten mit möglichst geringem Aufwand erfassen können. Und das am besten unabhängig von Ort und Zeit. Je länger mit der Leistungserfassung gewartet wird, desto grösser ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese vergessen geht. Dadurch verlieren Dienstleister bares Geld und bringen die Planungsgrundlage für das gesamte Projekt ins Wanken. Sämtliche Zeitinformationen – Arbeiten, Ferien, Gleit- und Überzeit usw. – müssen jederzeit einsehbar und nachvollziehbar sein.

NUTZEN FÜR KUNDEN UND DIENSTLEISTER

Gründe für den Einsatz eines ERP-Systems gibt es genug. Zum Schluss soll noch das grosse Geheimnis gelüftet werden, warum es sich nicht nur für den Projektdienstleister lohnt, sondern auch für dessen Kunden. Unter dem Strich zählt für beide Seiten die Qualität des Projektverlaufs. Gab es Streitigkeiten? Wurde es eine Zitterpartie? Haben Feuerwehrübungen den Spass verdorben? Genau um das zu vermeiden und die Zufriedenheit aller Beteiligten – auch der Mitarbeitenden – sicherzustellen, setzen erfolgreiche Dienstleister zunehmend auf eine professionelle ERP-Software für Projekte.

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